Office 365 SharePoint Online における External User の招待

(2011/11/22 : 追記/訂正)

環境 :
SharePoint Online (Office 365)

こんにちは。

Office 365 の SharePoint Online で、外部のユーザーと情報共有をおこないたいというニーズは、よくあります。例えば、Office 365 以外の SaaS ではよく見かけますが、アンケート収集の際などに、外部のユーザーにフォーム入力をさせて集計をおこないたい場合などです。
Office 365 SharePoint Online の最新のアップデートでは、Microsoft Account (Windows Live ID) を持つユーザーを招待して、情報共有をおこなうことが可能になっています。

 

設定方法

Office 365 ポータルに管理者のアカウントでログインし、[SharePoint Online] の [管理] のリンクをクリックします。
表示される [サイト コレクションの管理] 画面で、左のナビゲーションから [サイト コレクション] を選択して、リボンの [設定] – [外部ユーザーの管理] をクリックします (下図)。

表示される画面で、[許可] を選択して [保存] ボタンを押します。

つぎに、SharePoint Online の管理者のアカウントでサイト コレクションのトップに行き、[サイトの操作] – [サイトの設定] を選択して設定画面を表示します。
設定画面で、[サイト コレクションの機能] をクリックして、[外部ユーザーの招待] (Inviting External Users) をアクティブ化します。

つぎに、[サイトの操作] – [サイトの共有] を選択します。

表示される画面で、Microsoft Account を入力して、[共有] ボタンを押します。(これにより、ユーザーに、リンクの添付された招待メールが送信されます。)

 

Microsoft Account ユーザーとの情報共有

あとは、招待されたユーザーにメールが送信されるため、招待を受けた Microsoft Account のユーザーは、この招待を承諾します。(Hotmail か Microft Online Service ID で承諾するように促されます。)
以降は、Microsoft Account を使って、このチーム サイトにログインして、SharePoint の機能を利用できます。

このアップデートですが、ただ単に「Microsoft Account ユーザーが招待できるだけ」と言えばそれまでですが、前述の通り、Web フォーム (InfoPath) などを使った 外部ユーザーからの情報収集 外部ユーザーとの共同作業 (下図) が可能など、そのビジネス インパクトは決して小さくありません。(SharePoint を使って、こうした入力結果を Excel や Access などと連携して集計できます。)

補足 : 共有できるユーザー数にはテナント単位で上限値がありますので、「不特定多数に対する入力提供」というよりは、「外部ユーザーとの共同作業」という観点で使用してください。

補足 : なお、一般の投稿者にそのユーザー以外の情報を見せないようにするには、[コンテンツ承認] の機能を使います。(権限のあるユーザーのみが、承認待ちのすべてのコンテンツを確認できます。)

補足 : なお、入力用の Web フォームの URL は、以下の手順で取得できます。Web フォームの URL を、入力するユーザーに (メールなどで) 連絡すると良いでしょう。
1.[リスト] タブの [リストの設定] をクリックします
2.[詳細設定] をクリックします
3.[ダイアログ ボックスでフォームを開始する] を [いいえ] にします
4.新規作成画面を表示すると、Ajax のダイアログを使わないフォーム (URL を持ったフォーム) が表示されます。

無論、この招待ユーザーは、Microsoft Online Services における割り当てユーザー (すなわち、通常ユーザーの 1 ライセンス) としてはカウントされません。
また、上記の設定画面からわかる通り、この Microsoft Account のユーザーに管理者権限を付与することはできません。(InfoPath を使った Web フォームの作成もできません。) しかし、ファイルのアップロードや、Web フォームへの入力、Excel や Access へのエクスポート (および、以降のデータ連携) など、管理権限以外の一般的操作が可能です。(ただし、権限管理は、ちゃんと実施しておきましょう。)
マイクロソフト社内でもイベントやキャンペーンなど目的ごとに多数のサイトが立ち上がりますが、サイト コレクションの用途によって外部ユーザーと共有するなどして、上記のアンケートの例以外にも、さまざまな場面で活用 (情報共有) できます。 

 

※ [2011/11/30 追記] Office 365 SharePoint Online の Novermber 2011 Update 全体の内容については、SharePoint チーム ブログ に掲載されましたのでご参照ください。

※ Office 365 に関するディスカッションや最新技術に関する FAQ などは、「Office 365 コミュニティ」をご参照ください。

 

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5 thoughts on “Office 365 SharePoint Online における External User の招待

  1. いつも貴重な情報をありがとうございます。
    O365の販売店から、「LiveIDによる外部ユーザーの制限は50ユーザーまで」と聞いたのですが、本当でしょうか?上の記事を拝見する限り、そのような制限はなさそうですが。。もしご存知でしたら教えて下さい。

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  2. いつもお世話になっております。上記の件、ご指摘、ありがとうございます。
    詳細(正式な情報)は、今後弊社より掲載されるドキュメント等をご参照いただければと思いますが、確認したところ、「サイト コレクションごとに 50 ユーザー」ではなく、「テナントごとに 50 ユーザー」(無償)を想定していますので、ご指摘の通り、不特定のユーザーに対する入力というシナリオではなく、「共同作業者」として招待するというのが正しい使い方です。(ご指摘の点を反映し、上記、訂正/追記しておくようにします。申し訳ございませんでした。)
    なお、もしご迷惑でなければ、本内容につきましては、以降、メール (tsmatsuz@microsoft.com) にてご連絡頂ければ幸いです。コメント、ありがとうございます。

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  3. たびたびすみません、ご質問の件ですが、上記で、「今後掲載されるドキュメント等をご参照ください」、「50 ユーザーを想定しています」などの曖昧な回答で申し訳ございませんでした。(正式にドキュメントが出てから紹介させて頂くつもりでしたが、既に ドキュメントとして公開されていましたので、追記致します。)
    ご質問の件につきましては、下記の SharePoint Online Service Descriptions の「External Users (PALs)」の箇所をご参照ください。
    http://www.microsoft.com/…/details.aspx

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